为受众量身定制沟通方案

在为受众量身定制沟通方案的时候，有三个方面非常重要，即我们沟通的常规方式、制作的辅助材料以及会面的场地环境。在后文中，我列出了一些问题，可以帮助你确定每个方面的具体内容。我提出这些问题的时候，依据的出发点是沟通对象是只有一人还是人数不多的群体（我们并没有针对很多人参加的大型会议，当然，你也可以考虑在这种情况下应该提出怎样的问题）。此外，仅仅回答这些问题并不足够，它们的目的是启发你的思维。

常规方式

• 对方希望你如何与他们沟通？他们更倾向于面谈、视频会议、电话交流还是使用电子邮件？

• 沟通持续多长时间最为合适？考虑到对方繁忙的日程安排，你应该速战速决，还是希望他们能为你留出较多的时间？

• 常规对话你会如何措辞？对方是希望你循序渐进，先介绍相关背景，最后阐述重点，还是直接回答对方最为关切的问题？

辅助材料

• 是否需要准备辅助材料？对方会要求你制作一套精致的幻灯片吗？还是随意地交谈更适合？

• 是否需要提前发送材料？对方希望你提前发送材料，了解情况，见面之后只解决问题，还是希望你在指定时间内讲完所有内容？

• 怎样分享信息是最佳选择？对方希望看到屏幕上的幻灯片，还是希望翻阅打印出来的宣传材料并在上面做笔记？

• 对方对于细节的关注程度如何？他们是希望你始终描述宏观情况，还是希望了解全部细节？

• 对方希望你加入数据和图表吗？他们非常重视数据或者期待你引入数据吗？他们喜欢还是反感材料中有图表？你应该加入的是简单的数据或者图表还是复杂的数据或者图表？

场地环境

• 你们要在哪里会面？对方是希望你前往他们的办公室见面，或者在会议室会面，还是边走边谈？如果是视频会议，对方希望你使用哪种软件？

• 一天中什么时候见面最合适？对方是早上精力充沛，午餐之前则变得不耐烦，还是在某个例会之后会变得情绪低落？

• 你是否应该让其他人参与进来？是否应该单独与对方进行沟通？你的团队成员、组织其他部门支持你项目的人员或者是对项目有影响力的人员，他们的参与是否有助于沟通成功？

如果能客观、仔细地思考，沟通计划在许多方面会更具针对性。我们不可能优化沟通的所有元素，但是优化的元素越多，沟通效果就越好。正如本章开头所述，如果你能满足受众的需求，那么你的需求也将得到满足。

接下来，让我们来看看如何应用本章的内容。