企事业单位公文写作与实战解析
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1.1 公文的基础知识

1.1.1 公文的含义和分类

1.1.1.1 公文的含义

公文是指党政机关、社会团体、企事业单位等各种法定的社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文字材料,是传达政令,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况,联系公务,记载工作活动的重要工具,如图1-1所示。

图1-1 公文的含义

公文的这一含义,可以从图1-2所示的几个方面来理解。

图1-2 对公文含义的理解

(1)公文形成的主体是党政机关及其他社会组织

这些机关或组织都是依据国家法律和有关章程、条例建立起来的,是具有法定地位的。这种法定地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。

(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理

具有法定地位的机关、组织,都有自己的组织系统、领导关系和职权范围,以及主管的事务与办事意图,其在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中,必然会产生体现自身意志的文字材料,这是公文形成的必要条件。

(3)公文是具有法定效力与规范格式的文书

这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之处。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式,不仅增强了公文的权威性与有效性,也方便了公文的处理。

(4)公文是党政机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具

任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图、处理公务、实施管理。

比如,向上级汇报工作,使用“报告”;向下级布置工作,使用“通知”;与有关单位联系公务,使用“函”;记载会议议决事项,使用“会议纪要”等。

1.1.1.2 公文的分类

从不同的角度,按不同的标准,公文可划分不同的类别。

(1)按形成和作用的公务活动领域划分

根据形成和作用的公务活动领域的不同,公文可分为图1-3所示的类别。

图1-3 按形成和作用的公务活动领域划分公文

(2)按行文关系划分

根据行文关系的不同,公文可分为图1-4所示的类别。

图1-4 按行文关系划分公文

小提示

意见根据其内容,既可作为上行文、下行文,也可作为平行文。

(3)按涉密程度划分

根据涉及秘密的程度不同,公文可分为以下几种类别。

①保密公文。保密公文是指由党和国家根据文件内容划定了秘密等级的文件。目前我国的保密文件分为秘密、机密、绝密三个级别,如图1-5所示。

图1-5 保密文件的级别

小提示

公文密级的划分和保密时限的确定应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定,力求准确、恰当,而不能随心所欲,想定什么就定什么。

②内部公文。内部公文是指仅限于机关、团体、企事业单位或专业系统范围内使用的文书;其内容虽不涉及国家秘密,但含有单位和系统内部的情况、数据等,不宜向社会公开。

③限国内公开的公文。限国内公开的公文是指内容虽不涉密,但不宜向国外公布,而仅在国内公布的文书。一些通过各级组织向群众传达的文件即属于此类公文。

④对外公开的公文。对外公开的公文是指内容不涉及机密,可直接对国内外发布的文书。通过报刊发布的法律、法规、公告和公报等即属于此类公文。

(4)按处理时限划分

根据处理时间的限制和要求不同,公文可分为图1-6所示的类别。

图1-6 按处理时限划分公文

(5)按来源划分

根据来源不同,公文可分为图1-7所示的类别。

图1-7 按来源划分公文

相关链接 《中华人民共和国保守国家秘密法》(节选)

第二章 国家秘密的范围和密级

第九条 下列涉及国家安全和利益的事项,泄露后可能损害国家在政治、经济、国防、外交等领域的安全和利益的,应当确定为国家秘密。

(一)国家事务重大决策中的秘密事项。

(二)国防建设和武装力量活动中的秘密事项。

(三)外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的秘密事项。

(四)国民经济和社会发展中的秘密事项。

(五)科学技术中的秘密事项。

(六)维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项。

(七)经国家保密行政管理部门确定的其他秘密事项。

政党的秘密事项中符合前款规定的,属于国家秘密。

第十条 国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。

绝密级国家秘密是最重要的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害;机密级国家秘密是重要的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害;秘密级国家秘密是一般的国家秘密,泄露会使国家安全和利益遭受损害。

第十一条 国家秘密及其密级的具体范围,由国家保密行政管理部门分别会同外交、公安、国家安全和其他中央有关机关规定。

军事方面的国家秘密及其密级的具体范围,由中央军事委员会规定。

国家秘密及其密级的具体范围的规定,应当在有关范围内公布,并根据情况变化及时调整。

第十二条 机关、单位负责人及其指定的人员为定密责任人,负责本机关、本单位的国家秘密确定、变更和解除工作。

机关、单位确定、变更和解除本机关、本单位的国家秘密,应当由承办人提出具体意见,经定密责任人审核批准。

第十三条 确定国家秘密的密级,应当遵守定密权限。

中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密;设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。具体的定密权限、授权范围由国家保密行政管理部门规定。

机关、单位执行上级确定的国家秘密事项,需要定密的,根据所执行的国家秘密事项的密级确定。下级机关、单位认为本机关、本单位产生的有关定密事项属于上级机关、单位的定密权限,应当先行采取保密措施,并立即报请上级机关、单位确定;没有上级机关、单位的,应当立即提请有相应定密权限的业务主管部门或者保密行政管理部门确定。

公安、国家安全机关在其工作范围内按照规定的权限确定国家秘密的密级。

第十四条 机关、单位对所产生的国家秘密事项,应当按照国家秘密及其密级的具体范围的规定确定密级,同时确定保密期限和知悉范围。

第十五条 国家秘密的保密期限,应当根据事项的性质和特点,按照维护国家安全和利益的需要,限定在必要的期限内;不能确定期限的,应当确定解密的条件。

国家秘密的保密期限,除另有规定外,绝密级不超过三十年,机密级不超过二十年,秘密级不超过十年。

机关、单位应当根据工作需要,确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。

机关、单位对在决定和处理有关事项工作过程中确定需要保密的事项,根据工作需要决定公开的,正式公布时即视为解密。

第十六条 国家秘密的知悉范围,应当根据工作需要限定在最小范围。

国家秘密的知悉范围能够限定到具体人员的,限定到具体人员;不能限定到具体人员的,限定到机关、单位,由机关、单位限定到具体人员。

国家秘密的知悉范围以外的人员,因工作需要知悉国家秘密的,应当经过机关、单位负责人批准。

第十七条 机关、单位对承载国家秘密的纸介质、光介质、电磁介质等载体(以下简称国家秘密载体)以及属于国家秘密的设备、产品,应当作出国家秘密标志。

不属于国家秘密的,不应当作出国家秘密标志。

第十八条 国家秘密的密级、保密期限和知悉范围,应当根据情况变化及时变更。国家秘密的密级、保密期限和知悉范围的变更,由原定密机关、单位决定,也可以由其上级机关决定。

国家秘密的密级、保密期限和知悉范围变更的,应当及时书面通知知悉范围内的机关、单位或者人员。

第十九条 国家秘密的保密期限已满的,自行解密。

机关、单位应当定期审核所确定的国家秘密。对在保密期限内因保密事项范围调整不再作为国家秘密事项,或者公开后不会损害国家安全和利益,不需要继续保密的,应当及时解密;对需要延长保密期限的,应当在原保密期限届满前重新确定保密期限。提前解密或者延长保密期限的,由原定密机关、单位决定,也可以由其上级机关决定。

第二十条 机关、单位对是否属于国家秘密或者属于何种密级不明确或者有争议的,由国家保密行政管理部门或者省、自治区、直辖市保密行政管理部门确定。