1.2.3 公文的行文规范
按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
1.2.3.1 行文关系
行文关系是指发文机关和收文机关之间的文件往来关系，具体来说，是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。公文的行文关系主要有图1-20所示的四种形式。
图1-20 公文的行文关系
相关链接 社会组织管理机关类型
我国社会组织的管理机关可以分为三大类型。
1.政权机关
（1）立法机关体系：自全国人民代表大会及其常设机构、省市人民代表大会及其常设机构（省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。
（2）行政机关体系：依次是中央人民政府，即国务院；省、市（直辖市）、区（各自治区和中国香港特别行政区）政府；市、地区、州（自治州）政府；市（县级市）、区（市辖各区）、县政府；乡、镇政府。
（3）司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。
其他政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。
2.团体机关
包括中国共产党机关体系；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合会机关体系；其他群众性团体，如文联、社会科学联合会等。
3.实体机关
包括事业单位机关，如学校和研究机构等；企业单位。一般实体机关纵向级别较少。
各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，机关中又有不同的职能部门。如市政府应理解为市政府机关，而商务局则应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注意，机关之下有各级单位，这些基层单位又会有自己的机关。如市政府机关下设区县及乡镇政府机关。又如总公司机关下设分公司机关。
1.2.3.2 行文方向
行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的方向，大致有四个，如图1-21所示。
图1-21 公文的行文方向
1.2.3.3 行文方式
行文方式是指公文传递、运行的方式。主要行文方式有图1-22所示的几种。
图1-22 行文方式
（1）逐级行文
逐级行文是指向直接的上级或者直接的下级行文。为了维护正常的领导关系，有隶属关系或业务指导关系的机关之间基本采取逐级行文的方式，按级逐级上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文。
比如，某市公安局向省公安厅请示开展扫黄打非活动，即为逐级行文。
（2）多级行文
多级行文是指下级机关同时向自己的直接上级机关和更高一级的上级领导机关行文，或领导机关同时向所属的两个或两个以上的下级机关行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文。
比如，广东省防总启动“山竹”台风应急预案，并同时下发给广州各地市相关部门，即为一种多级行文。
（3）越级行文
越级行文是指越过自己的直接上一级或直接下一级机关直接向其他上级或下级机关行文。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常工作秩序，防止工作脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。
越级行文的条件如图1-23所示。
图1-23 越级行文的条件
比如，“山竹”台风致使广州某县受灾严重，该县政府为紧急救灾即可以越级行文。
（4）直接行文
直接行文是最常见、最基本的行文方式，是指发文机关直接向需要承办或执行公文中有关公务的受文机关行文。
比如，市民政局向某区民政局下达的《关于成年重度残疾人单独施保政策的有关问题的通知》，即为一种直接行文。
（5）直达行文
直达行文是指党政机关直接发到最基层的党政组织或者传达到人民群众的一种直接行文方式。有一些非涉密性文件，还可以采用登报、广播、电视等形式，直接与广大人民群众见面。
比如，《中共中央办公厅印发〈关于推进“两学一做”学习教育常态化制度化的意见〉的通知》通过《人民日报》直达各基层单位，是一种典型的直达行文。
1.2.3.4 行文规则
（1）一般规则
行文应当确有必要、讲求实际，注重时效性和可操作性。在行文关系上，一般不得越级行文，确实需要越级的，应当抄送给被越级的机关。
比如，广州某县因“山竹”台风受灾严重越级向省政府行文，应当抄送给其上级市政府。
（2）上行文规则
①原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相应上级机关和同级机关，不得抄送给下级机关。这是为了确保权属意识、隶属关系，以及避免多头领导。
比如，某市公安局向省公安厅行文，可以根据需要抄送给市政府，但不得抄送给其下级县或区公安分局。
②党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
比如，××省××市教育局向××省××厅行文，如果请示、报告的是重大事项，则需要经过××市政府的同意；但如果请示、报告的是部门职权范围内的事情（即属于教育领域内的工作），则无须经过××市政府同意，就可直接报送给上级教育主管部门。
③下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
④请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
请示和报告都是向上级机关行文，请示需要上级机关回复，但是报告不需要上级机关回复。所以，如果在报告的文件中夹带了请示上级的事项，是得不到上级回复的，并且还有可能耽误工作。
比如，《关于“山竹”台风受灾地区安置情况的报告》，该公文中不得夹带请示事项，如有事项请示，需另写一份请示公文。
⑤除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。必须以机关的名义向机关行文，不得以个人名义进行。简单来说，一般只允许机关对机关行文，不允许机关与个人之间行文。
⑥受双重领导的机关向其中一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
比如，××市教育局受双重领导（一个是××市政府，另一个是××省教育厅），当××市教育局向××省教育厅行文时，如果确有必要，需要抄送一份给××市政府知晓。
（3）下行文规则
①主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
比如，××省政府向下级各市下发文件，如果内容很重要，需要同时抄送给××省的上级机关国务院。
②党委、政府办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中必须注明已经政府同意。
比如，××省政府向××市政府行文，省政府机构内部分为省政府办公厅和其他部门，而省政府办公厅是辅助机关（即党政机关设立的负责协助领导机关处理日常工作并主管文秘和机关行政管理事务的综合职能部门，是为××省政府服务的），并且××省政府办公厅与市政府同级，但是经××省政府授权以后，省政府办公厅就可以向××市政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求，但是在公文中必须注明已经省政府同意。而其他部门无此权利。
③党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
比如，在职权范围内，公安部向公安厅行文，公安厅向公安局行文就属于此类。
④涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
比如，有项工作涉及教育部和交通运输部，需要两个部门协商一致后共同行文，但是教育部未和交通运输部协商一致，就擅自行文，那么二者的上级机关国务院会责令其纠正或者撤销这篇公文。
⑤上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
比如，××市教育局受双重领导（一个是××市政府，另一个是××省教育厅），当××省教育厅要向××市教育局行文时，如果觉得确有必要，可以在行文的过程中，抄送给××市教育局的另一个上级机关××市政府知晓。
（4）其他行文规则
同级党政机关、党政机关与其他同级机关在必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
比如，省教育厅、省人事厅、省财政厅可以联合行文；而省人民政府、省教育厅则不可以联合行文，因为两者之间不是同级关系。