高校校友工作信息化建设探析
——以对外经济贸易大学为例
校友是一个对母校有着天然高度认同感的群体，是保证高校持续发展的宝贵资源，对高校的改革和发展有着不可替代的重要作用。在当今多元化和复杂化的社会发展进程中，校友在其职业领域和社会上的地位对高校的整体办学水平和社会声誉起着极大的正面导向作用，如何进一步整合开发校友资源，深度有效挖掘校友的潜力，实现校友资源的合理利用，已然成为当下所有高校校友工作的当务之急。然而，对校友资源的任何开发、整合、利用和挖掘都离不开对校友资源的管理，因此，如何充分利用现代网络技术，提升高校校友工作信息化建设水平，已成为信息化背景下各高校开展校友工作不得不面对的一项重要课题。
一、校友工作信息化建设的必要性
1.校友工作信息化建设是开展校友工作的前提
在当今社会高度信息化的大环境下，信息以及信息的有效性显得尤为重要，校友工作信息化的建设实际上是校友工作的信息化。分布在国内外各地区不同领域、不同岗位的校友们是校友工作开展的主要对象和主体，如何联系到这些校友，以及联系到这些校友后如何保持、维护和进行互动，是开展校友工作的基础和重中之重。因此，联系到校友，确保联系渠道畅通，建立扎实完整的校友信息数据库，是校友工作信息化的基石，是开展校友工作的前提。校友工作信息化建设的首要任务即是收集校友信息，掌握尽可能完整的校友信息是开发挖掘校友资源的基础，通过现代化网络技术和管理手段的运用，对收集到的信息进行分类整理和组合，以提高校友信息管理和开发的工作效率。［1］
目前校友工作中收集的校友信息主要包括最为基础的姓名、性别、学历、专业、毕业年份等基本信息，这些信息相对准确，且不会随时间而改变；但是由于受到工作方式和生活节奏的影响，校友的联系电话、工作单位、通讯地址等信息变化相对频繁，且校友数量庞大并逐年增加，因此，如果利用传统方式，则校友信息的更新将会变得极为不易；此外，校友返校收集到的校友信息、各院系自身收集汇总的校友信息，此类信息冗余度极高，如果不借助于校友信息化的建设，这些问题将会成为有效开展校友工作的瓶颈，不仅严重降低工作效率，而且很难实现校友信息及时更新和汇总整理。因此，全面实施校友工作信息化建设刻不容缓。
2.校友工作信息化建设是高校校园信息化建设的重要组成部分
高校校园信息化的服务对象主要是在校在读师生。一方面，校友作为已经毕业的学生并不在高校校园信息化的服务范围内，因此，校友工作信息化建设是对高校校园信息化建设的有效补充，校友工作信息化建设承担着管理每年从学生管理系统中“被退出”的学生信息的任务，但是管理方式又与现有的学生管理系统存在很大差别；另一方面，现在的在校生即是未来的校友，加强在校生的校友意识的培养本身就是校友工作的一部分，将在校生的相关信息纳入到校友工作信息化系统中，可以有效地扭转“培养一批学子，丢失一批校友”的窘境，从而助推高校信息化的全面、系统建设。
3.校友工作信息化建设是满足校友需求的有效途径
校友离开母校走向社会，分布在海内外各地，虽不能经常回母校探访，却会异常思念、牵挂母校，并想要了解母校的最新发展。定期推送校友通讯、文字、图片、声音、视频等，可以生动直观地展示母校近况，缓解校友的思念之情。很多校友愿意回报母校，为母校的发展做贡献，但是地域不便和烦琐的手续又使校友“望而却步”；设立专门的、安全的、简易的在线捐赠系统，不仅可以方便校友随时随地捐赠，而且也有助于对校友捐赠信息进行反馈。校友们毕业后，往往需要寻找昔日的同窗、了解老同学的信息并建立联系，面对庞大的数据量和不断更新的联系方式，要想满足校友们的需求，必须依靠校友工作信息化的建设。因此，校友工作信息化的建设也是为校友服务的，是满足校友与校友之间、校友与母校之间沟通交流需要的有效途径。
二、高校校友工作信息化建设的问题及归因分析
1.体制孤岛——历史遗留问题导致建设相对滞后
目前高校校友工作信息化建设主要关注点在于校友门户网站和校友管理系统。我国校友工作普遍起步比较晚，高校校友工作整体上还处于初级阶段，由于校友工作本身的性质和职能的因素，校友会在成立之初若想完成校友工作信息化的建设，着实比较困难，只能一步步地进行。一般都是先搭建门户网站，等有条件了再开发校友管理系统。以对外经济贸易大学校友会为例，校友会成立初期，由于没有经验和缺少资金支持，校友网站建设采取了最节约成本的做法——请在校生代为完成。由于在校学生时间有限，不能做到全职，所以学生只能是兼职代做，给予的报酬也不高，从而导致学生的积极性大打折扣。另外，随着学生毕业离开，由于网站设计的语言、工具、平台及编程者的个人习惯、代码的复杂性等问题，很难有人能够完全接管，网站基本处于无人托管、运行到哪天算哪天的状态。校友管理系统则是纳入到学校校园信息化的项目里，由一家专业技术公司进行开发设计；由于工作程序问题，该公司仅和网络中心对接，具体的设计方案和修改方案均是由网络中心在中间彼此转达，不仅影响工作效率，而且影响最终设计效果，而且合同期限一到，便会终止服务，最终导致刚建成的系统即处于无人维护状态。此外，由于校友网站和数据库管理系统分别进行开发设计，不仅整合的时候存在风险，还导致了诸如代码本身无法兼容、平台设计没有为二者整合做准备、整合之后存在漏洞、排查问题渠道不畅通等，这些问题不仅对于系统的持久效能和使用产生影响，而且为后期的运行埋下了隐患。随着学生的离开、服务公司的合同到期和工作人员的更替变动，留下的网站和数据系统便成了“鸡肋”，而且越来越找不到直接负责人，最后只能处于无人问津、无人管辖的状态，形成历史遗留问题，最终导致了校友工作信息化建设困难重重，而且建设相对滞后，跟不上时代的发展和校友们的需求。
2.资金孤岛——经费统筹导致建设虎头蛇尾
经费问题始终是影响高校校友工作信息化建设规模和程度的主要因素，几乎所有的高校在信息化建设过程中都面临着经费不足的问题。我国高校校友工作信息化建设的资金来源渠道主要有两种：一是学校统筹拨款，占主要部分；二是自筹经费。以对外经济贸易大学为例，信息化建设的费用不是一笔小数目，自筹经费目前难度相对较大，而且就目前捐赠人的捐赠意愿来看，更趋向于捐资助学，不太愿意将资金投入到信息化建设项目。校友会作为高校的职能部门，没有创收来源，没有经费自主权，信息化建设主要是搭乘高校信息化建设的“顺风车”，作为高校信息化的一部分，开展相关建设；这就需要提前一年报预算，然后等待审批，审批下来之后，由网络中心统一招投标，然后进行开发设计。由于学校统筹的信息化项目中包含各个部门的信息化建设，很难有所谓的专业之分，选中的公司甚至都没有接触过任何有关校友的工作，设计起来更可谓捉襟见肘。学校统筹拨出的所有费用均必须用作设计开发，不能包含维护费，而根据实际管理经验，在信息化的过程中，建设只是刚开始，若想使系统“活”下去，后期的维护费用是必不可少的，否则只能导致最后的建设“荒芜”；于是便形成了刚开始大张旗鼓，建设完成之后便偃旗息鼓，最终使信息化建设虎头蛇尾，难以焕发新的生命力。
3.标准和信息孤岛——缺乏总体规划导致互联不互通
不仅是校友工作信息化建设缺乏总体规划，高校整体的信息化建设同样如此，学校尽管统筹经费，但是部分院系、职能部门由于有经费自主权，在信息化建设方面各自为战，很难有统一的规划和设计，从而造成校内各部门所采用的信息系统不一致、端口设计不合理、数据标准不统一等问题，无法实现兼容共享、互联互通，人为地形成了诸多信息孤岛。而校友工作初步兴起，在学校的地位并不高，较难得到领导的重视和兄弟部门的支持；尤其是校友工作的信息化涉及教务系统、学工系统和就业系统等多个部门的数据，若想实现与这些部门的数据对接共享，面临着诸多问题和困难，基本上处于孤立无援的状态。信息化建设中，信息化决策层、组织协调层和技术服务层之间的协同配合有待提高。
4.应用孤岛——观念落后导致系统使用率不高
由于对校友工作的现状与需求缺乏明确清晰的认识，信息化建设缺乏特色和针对性，因此做出的校友管理系统千篇一律，不能够和校友的实际需求结合起来，导致管理、应用和技术完全脱节，形成“花架子”。现有的校友管理系统的主要功能有：发布校友活动信息、登记校友信息、管理校友资源等，整体建设和应用处于初级阶段。传统的基于P2P传输方式的Web2.0互联网平台已经不能满足校友的在线交互需求，特别是随着智能手机和移动互联网的快速普及，手机已经越来越取代电脑成为首选的上网终端。［2］如果校友管理系统的设计理念不能顺应时代的发展和校友的需求，将很难调动校友的积极性、提高系统的使用率。
三、高校校友工作信息化建设发展的对策及建议
1.解决体制孤岛问题——确立发展的战略理念，建立有效的CIO机制
正确的校友工作信息化建设指导思想和理念至关重要，尤其是学校领导层要提高认识，转变观念，明确方向，充分认识到加快校友工作信息化建设的重要性和紧迫性，明确高校信息化建设的目标和任务，要从行动上而不是口头上实施校友工作信息化。建立完善、有效的CIO体制，形成强有力的组织保障体系和持续长效发展的生态发展体制，对校友工作的信息化建设具有重要意义，是解决体制孤岛问题的有效途径。CIO是chief information officer（信息主管）的缩写，最早始于美国政府机构，兴盛于企业，后来被美国多数高校所采用。CIO最初的定义是：它是高级行政管理团队的一员，技术和其他信息资源的管理者，IT计划的负责人，新系统发展的负责人，政策发展制定的负责人，机构整体战略计划程序制定的参与者。［3］完整的CIO机制应包含领导层、联络层、监听层、传播层、故障排除层、资源分配层和谈判层。目前CIO机制可以通过两种方式实现：一种是由上至下的行政主导方式，即CIO机制人员由高校统一任命；一种是由下至上的潜移默化方式，即校友总会利用现有的资源持续提供相应服务，形成实质上的CIO机制。［4］结合我国高校的实际校情，由下至上的方式较为可行。具体做法依次为：在校友总会配备专职信息化成员，负责信息化工作的具体实施、部署和培训等；在各院系和相关职能部门设置校友信息联络员，一个单位一个，联络员可不具备技术基础，负责信息化建设的沟通、协调和最终使用、操作；成立校友咨询委员会，为校友信息化建设的决策提供有效咨询，负责规划、设计、监督、评估和用户体验反馈，校友咨询委员会可以定期更新，接受推荐，吸纳更多有想法的校友加入；由校友会专职信息员1名和开发公司人员1名共同组成技术支部组，人员无须多，但是要明确，负责具体的技术支持和后期维护、再开发；随时将已经成型的实施方案和开发半成品交由领导小组审批，领导小组由分管副校长和校友总会秘书长负责，这是校友工作信息化建设的最高决策机构。
此外，有效的CIO机制是建立在全体成员具有相当的积极性和创造性基础之上的，在实施的过程中进行有效的说明解释、宣传动员必不可少。CIO机制在校友信息化的实施过程中是个渐进的过程，不能一蹴而就；对于在初级阶段与协作阶段的基础性建设应当给予充分重视，审时度势，根据实际校情做好具体计划和措施，提高成功率。
2.解决资金孤岛问题——提高资金的利用效率，建立多元的资金渠道
校友工作是一项周期性的、不间断的长期工作，因此校友工作的信息化建设和维护也将是一项长期、反复的工程，在确保学校的财政投入的同时，建立合理的、自力更生的校友工作信息化投入机制和经费来源机制是信息化建设的有力保障。首先，在项目立项之初，对项目进行合理预期和评估，合理分配有限的资金，优先保证未来5年的项目维护费用。其次，聘请专业风投人士（最好是校友），引入社会资金，做好投资效益分析；如可以在门户网站和管理系统建设时，预留校友企业宣传栏，并提供在线交易系统，然后将销售额按比例投入到校友信息化建设中；还可以与相关的旅游公司、学校附近的酒店、电子商务企业等各行各业的企业进行合作洽谈，为校友提供特定优惠和折扣。如此结合当前先进的投资运营理念，不仅可以提高系统的访问量和使用率，也可以为相关企业增加业务量，更可为校友信息化建设提供多渠道的资金支持，并逐渐形成学校的独立品牌，以保障信息化建设的长期资金来源。
3.解决标准孤岛问题——打破信息化部门壁垒，建立统一的标准机制
校友工作信息化标准的研究和制定有利于满足学校整体信息化建设的需要，打破各部门之间“各自为战、军阀割据”的现状，消除部门壁垒，建立统一标准机制，是解决校友工作信息化标准孤岛问题的前提。建立校友信息化标准的管理体系，不仅是开展校友工作信息化建设的需要，而且有助于推动学校整体的信息化建设。所谓的标准机制应该是将标准建设融入系统建设之中，重视信息编码、管理、业务、运维服务标准以及标准示范的推广；保证数据在采集、处理、转换、传输的过程中有统一的标准可循，以便最大限度地实现系统在部门间的对接和信息资源共享，同样也可使系统具有较好的扩张性和通用性，减少操作人员的负担，使操作方式简单有效，从而为校友工作信息化建设奠定坚实的基础。
4.解决信息孤岛问题——更新数据库建设理念，建立同步周期数据库
学生与学校之间的关联从学生接到入学通知书那一刻便已经开始，这也是学生生命周期的始点，对于学校而言，这个周期一旦开始便永久存在，没有终点，从广泛意义来看，校友是学生生命周期的大部分存在和重要阶段，“学生→校友”的数据信息应是没有断层的、持续累积的过程。因此，应当成立一个校级层面的学生数据库，将学生在校期间的所有来自教务、学工、就业和研究生部等部门的数据信息进行统筹管理和整合汇总，为每一位学生在校期间的学习和生活建立一个完整的电子信息档案。当学生毕业成为校友后，将该数据库全部迁移到校友管理系统的数据库中，由校友总会和各个院系共同进行后续的更新与维护。由此，形成一条完整的生态数据链，为建成同步周期数据库提供了可能，从而解决了校友工作信息化建设中信息孤岛的问题。
5.解决应用孤岛问题——拓展新媒体信息视野，建立移动信息分享平台
基于互联网的以手机、平板电脑为代表的新媒体电子设备的快速发展，衍生出了诸多的、日新月异的新媒体交互工具和应用软件，且这些硬件和软件正在以各种方式相互结合、渗透和交融，深刻地改变了人们的生活、工作、学习和思维方式。新媒体首先是数字化的，具有快速传播和高度互动的特征［5］；因此，校友工作的信息化建设若想满足校友的需求，必须借助新媒体技术的优势和发展，充分运用新媒体垄断性的功能优势——即时交流互动和信息迅速传播共享的功能为校友提供服务，并尽可能地将校友信息化建设与当下最热的、使用率最高的微信、微信公共平台等社交媒体的开发平台对接，尽可能地将对新媒体已经习惯了的校友吸引到校友管理系统中来，构建起新的、更有针对性的、客户相对集中的新关系网络，不断拓展信息化建设的视野，提供更多、更有价值的共享资源。
另外，校友工作信息化建设应该包含两期项目——项目一期：开发搭建基于PC端的校友管理系统；项目二期：校友服务App，功能与PC端校友管理系统的功能保持一致，从而最大限度地满足校友随时随地访问的需要，为校友工作信息化建设成果的应用又增添一层保障，从而解决应用孤岛问题。
当前，我国高校正处于创新发展和改革转型的攻坚阶段，挑战与机遇并存。充分开发和有效利用校友资源已经成为高校拓展办学资源、提高教育质量、提升学校品牌的有效途径。高校校友工作者需紧紧抓住此发展机遇，充分明确校友工作信息化建设对于校友工作开展和学校长远发展的深刻意义，站在学校变革和校友工作可持续发展的战略高度，用科学生态发展的眼光，促进和推动校友工作信息化的建设。
参考文献
［1］沈惠丽，刘红丽.浅析校友信息资源的开发和利用.高等工程教育研究，2004（6）：46-48.
［2］重庆市互联网信息办公室课题组.培养高素质“数字公民”.光明日报，2015-04-03.
［3］何秀全，韩耀军.高校信息化服务团队建设探究.现代教育技术，2010（2）：150-152.
［4］沈大强，严壮锋，沈大盛，等.论高校信息化集成管理环境下CIO的职能与作用.2008（11）：12-14.
［5］胡昱东，姚青，胡高权，欧阳润清.信息化时代大学校友育人工作的思考与探索——基于Z大学R学院的实践.高教学刊，2015（8）：18-19.