第二节 常见问题解答
解答1：如何制订入伙通知书
入伙通知书的制订要求如下图所示。
入伙通知书的制订要求
下面提供一份××小区入伙通知书的范本，供读者参考。
【经典范本】××小区入伙通知书
××小区入伙通知书
女士（先生）：
您好！您所认购的××小区×栋×单元×室已于××××年××月经有关部门验收合格，准予入住。请您在接到本通知书后，前来办理有关手续。
（1）请您在接到本通知书后按附表规定的时间前来办理入伙手续，地点在×××。在此期间，房地产公司财务部、销售部、物业公司等有关部门将到现场集中办公，为您提供快捷、方便的服务。
（2）如果您因公事繁忙，不能亲自前来，可委托他人代办。委托他人代办的，除应带齐相关的文件外，还应带上您的委托书、公（私）章和本人的身份证件。
（3）如果您不能在规定的时间前来办理手续，可以在××月××日后到××房地产公司（地点：×××）先办理财务手续及收楼手续，再到××物业公司（地点：×××）缴纳各种费用。在您来办理各项手续前，请仔细阅读入伙手续书、收楼须知和缴款通知书。
特此通知！
××房地产开发公司
××物业管理有限公司
年 月 日
解答2：如何验证业主的资料
业主资料主要是从开发商的销售部门（或客户服务部）进行收集，收集后物业管理处需对业主的资料进行审核验证，验证内容如下。
（1）表格填写是否完整、正确和清晰。
（2）公约和管理协议是否已签署。
（3）身份证明文件与购（租）房合同及《业主登记表》是否一致。
审查通过后，入伙管理员收取购（租）房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1份、《管理协议》1份，在《入伙手续书》上注明签收。
解答3：如何准备入伙资料
根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制订各种规范、制度、文件、表格等入伙手续文件，在入伙时及时交到业主手中，以便他们认真阅读和消化，需要准备的入伙资料见下表。利于物业管理的各主体之间的相互了解、相互支持与融洽，从而为进一步管理打好基础。
需要准备的入伙资料序号项目具体资料
解答4：如何办理集中入伙手续
业主在开发商规定的时间到指定地点办理入伙手续，办理完结后就可以正式入伙了,其具体过程如下图所示。
办理集中入伙过程
此环节中较重要的一项就是业主收楼验房。如果在验房过程中发现问题，则须由物业管理人员及时与开发商沟通，在最短的时间内予以解决。在办理集中入伙手续时一定要按“一条龙”方式进行，以便高效地运行。具体流程如下图所示，（每日入伙约30户）。
办理集中入伙手续“一条龙”流程图
1.入伙审查登记
（1）查验入伙通知单并发放资料。管理处应建立入伙登记册，对业主提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通知书》，在《业主入伙登记册》中注明，并向入伙申请人发放以下资料。
——《入住说明》。
——《住户手册》。
——《住户公约》。
——《管理协议》。
——《预交费用标准》。
——《装修须知》。
——《住户登记表》。
——《装修审批表》。
——《验收交接表》。
（2）要告知业主须填写并提交的资料。上述发放的资料应在《业主入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料，包括以下4种。
——身份证及复印件。
——《业主登记表》。
——购（租）房合同的正本及复印件。
——已签署的《住户公约》、《管理协议》。
在完成这一步骤之后，须在《入伙手续书》的验证处相应栏内签名。
2.签约
（1）验证业主的资料。管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容如下。
——表格填写是否完整、正确和清晰。
——公约和管理协议是否已签署。
——身份证明文件与购（租）房合同及《业主登记表》是否一致。
（2）签收各项资料。审查通过后，入伙管理员收取购（租）房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1份、《管理协议》1份，在《入伙手续书》上注明签收。
3.预交费用
财务应根据国家和政府的法规及开发商或业主委员会的规定，确定入伙“预交费用标准”。管理处审查并向业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。费用项目包括预交管理费、装修保证金及清运费等。财务应制作费用登记表，对费用交纳完毕的业主，除在《入伙手续书》上签注外，还应在《入伙费用登记表》中注明。
4.发放钥匙
上述手续完成后，管理处查验《入伙登记表》及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。
5.验收房屋
管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在《验收交接表》上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门处理。
解答5：如何应对入伙过程中的突发事件
在入伙过程中难免有一些突发事件的发生，对一些常见的突发事件应该心中有数，并据此制订应急方案，当然，最重要的是要做好以下两项准备工作。
（1）落实业主反映问题、投诉的渠道和处理人。
（2）准备单独的接待室，避免入伙中的突发事件干扰交房现场的秩序。
第二项准备是交房中非常重要的一个准备。
例如，有业主在交房现场喧闹怎么处理？有业主故意在交房现场怂恿其他业主讨说法的怎么处理？接待室就是为这样的人特意设置的。接待室设置的原则是，接待室里面在闹，但是交房现场听不到。准备了接待室还不够，还得有人引导，引到接待室来，引导也要讲究技巧，比如有个接待员这么说：“先生，有什么事，我们到接待室来谈。”这样的说辞显然是错的，而应该这样说：“先生您反映的问题，我们已经联系了负责人，我们和负责人沟通一下相信可以为您解决。”同时引导的时候还要找对房间。
解答6：如何处理不具备入伙条件的物业
对于不具备入伙条件的物业，物业管理处要建议物业建设单位延期入伙，等入伙条件具备后才予以入伙。如果物业建设单位一定要强行入伙，物业管理处一方面要代表物业建设单位向业主做出解释并表示歉意，另一方面应督促物业建设单位加快整改的速度，同时加快办证速度。对某些情况下确实不能很快解决的问题，如消防的验收，物业建设单位或管理处可与消防主管部门协商，由消防主管部门开具“可以入住，继续整改”的有关证明。
解答7：如何在入伙后期联络物业建设单位和业主
物业入伙大约半年后，物业建设单位在物业管理中的作用越来越小，与物业管理单位的联系也越来越少，但物业的很多项目仍处于保修期内，此时，业主如因故要找物业建设单位，管理处应代为联络。具体联络方式如下图所示。
物业入伙后期的联络方式
解答8：如何进行入伙模拟演练
为了充分展示一个物业公司的物业管理水平，圆满完成入伙工作，保证各个部门了解入伙的要求、入伙的流程，入伙管理工作组应提前对工程、客服等现场服务人员进行有针对性的入伙专项培训，确保所有人员熟知各项工作流程及标准。并且最好安排专业的部门如品质发展部提前一周入驻项目现场，监督各项入伙工作的准备情况，并进行指导；工程技术部认真对各项配套设施进行检查，确保正常运行使用。为保证给业主（用户）提供高标准的入伙服务，最好制订入伙模拟演练方案，对入伙中各个部门的人员做一个统一的安排，并在入伙前的两三天，进行入伙模拟演练，对演练中发现的问题，及时进行处理、纠正，并予以进一步的培训。
下面提供一份××小区入伙模拟演练的范本，供读者参考。
【经典范本】××小区入伙模拟演练
××小区入伙模拟演练
一、物业部
物业部安排3名工作人员。
主要负责签署前期物业管理协议和房屋使用、管理、维修公约的承诺书，并同时为业主填写××市商品住宅公共维修基金分户卡,并发放业主（用户）手册和“居民家庭情况登记表”，由业主（用户）自行填写，也可由物业管理人员代为填写。管理人员须耐心为业主解释协议、公约中的问题。签署完毕后经办人应在“入伙手续书”和“××小区入伙流程表”上签字转单至下一个部门。
要求：物业部管理人员熟读各项公约、协议，全面理解公司意图;如业主（用户）询问装修事宜，可直接推荐至工程部;所有人员在签署文件时，应详细核对，认真检查;合同签署后具有法律效应，各人对自己所签署文件负全责;完成各户业主的入住手续后，将业主（用户）档案内的证件、文件整理齐全，以便建档。
二、工程部
工程部验房小组安排6名工作人员，电工、水工、调度人员各1人。
主要负责小区业主入住验房工作，验房小组每组1人，业主持物业财务部转来的“××小区入伙手续书”和“××小区入伙流程表”确认无误后带领业主至保安部领取所购房间钥匙及办理钥匙留存手续，并立即封存。领取钥匙后，验房人员持“验房表”带领业主进楼逐项进行验房，如业主提出整改意见，验房人员须逐项纪录，以便物业报施工方进行维修。业主验房完毕，验房人员须提醒业主在“验房表”上签字，并在“××小区入伙手续书”和“××小区入伙流程表”上签字确认。
三、财务部
财务部安排3名工作人员。
财务人员主要工作就是收钱，对业主提出的任何问题可以应付一下，不用过多解释，可请业主至物业部、工程部解决各种问题，财务人员不可随便离开财务收费办公室。收款时发生事件可直接与财务经理直接联系。