第6章
理清阶段：清空工作篮

假如你已经完成了收集过程，现在你要做的就是彻底清空你的工作篮。所谓清空工作篮，并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指的是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动。

如果你希望从总体上了解工作处理流程，你可以参考下述工作处理流程图。中间一列内容（位于直角方框中），就是你在处理和确定下一步行动过程中需要采取的具体步骤。

本章介绍的重点，就是中间这一列的内容，它们将工作篮中的任务转化为具体的下一步行动。你将看到，任何一个悬而未决的问题在经过这几个步骤的处理之后，都能迎刃而解。它会帮助你明确下一步行动。比如，你拿起工作篮中的某样东西时，意识到“我该给安德里娅打个电话，告诉她这件事情。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧”，那么你要做的就是将“给安德里娅打个电话”这个行动推迟，并把它记录在你的日程表里。

我建议你在正式处理工作篮内的事务之前，仔细阅读本章及下一章的内容。这样做会让你在实际执行过程中心中有数。当我指导客户进行到这里的时候，经常出现一些困难。这些困难并不是“处理”过程导致的（这个步骤其实比较容易），通常是因为人们不知道如何把处理结果（也就是具体行动）合理地组织整理到它们的系统中去。

通常，我培训的许多客户在经过分析处理得到具体的下一步行动后，都急不可待地将它录入某种移动设备的企业应用程序或者其他存储工具中去（大多是一些电子设备或计算机软件）。其实在这之前，我们还要做一些准备工作。首先（当然是在收集过程之后），确定相关的软件和硬件运作是否正常；然后我们要清除（通常是打印出来，再清除掉）Outlook任务列表中的旧任务，把它们放入工作篮；最后，我们要建立起相关目录，比如“电话”、“外出事宜”、“议事日程”，“用电脑”等等。在我们进行分析处理的时候，就可以同时进行组织整理工作，坐在电脑旁直接把下一步行动输入这套系统中（我们日后的具体行动将直接依赖这套行动提示系统）。

如果现在还不清楚自己想用什么样的行动提示设备，你也不用着急。你完全可以在处理的过程中使用简易的活页笔记本或者你目前使用的任何工具来列出清单。一旦你找到了一套合适的设备，那你随时都可以升级到新系统。

处理阶段的方法指导

学习的最佳途径是实践。但是，在开始之前，我还要强调几个基本原则：

从最上面的一项开始

即使第二项事务是国家总统写给你的信，而第一项仅仅是一封垃圾邮件，你也必须首先对付这封垃圾邮件！这是一个夸张的例子，但是这个原则是非常重要的。每一件事情都必须获得均等的处理机会。“处理”这个动词并不仅仅意味着“花费时间”，它还指“判断事情的实质，确定下一步的行动方案，然后进行相应的处理”。无论如何，你必须尽最大可能迅速完成清空工作篮的工作，而且不回避对任何一件事情的处理。

紧急搜索不等于清理

大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最有趣或者最吸引人的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要（我也经常这么做）。比如，你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个漫长的电话会议，这就需要你进行一番检查，以确保没有“地雷”存在，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，是不是对你的提议表示赞同。

然而，这并不是我们所说的处理的正常程序，充其量只是一个应急搜索。当你开始采用加工处理行动模式时，必须养成这样一个习惯：从一端入手，按顺序一次只处理一项内容。一旦你违背这个原则，只去处理你想要解决的事务，并且顺序杂乱，那结果必将导致某些事务被遗漏。而且最终的结果是，你的办公桌和电子邮箱很快又堆满了铺天盖地的事情。许多人都处于应急搜索状态，他们总是深受新内容的干扰，如果他们不持续浏览自己电脑或移动设备上的内容，就会觉得不舒服。如果他们认为每隔一两天就要对新内容进行一次全面处理，他们就意识不到持续查阅的必要性。

“后进先出”还是“先进先出”

从理论上讲，最好的做法可能是把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的材料开始处理。但实际上，只要你能够在一段不长的时间内，完成从一端到另一端的处理，那么其结果是大同小异的。无论用哪种方法，你都可以在短时间内毫不遗漏地检阅全部内容。然而，这里有个特例，那就是在处理一大堆积压已久的电子邮件时，首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率（“后进先出”）。这是因为，虽然关于同一问题的往来邮件有很多封，但主题都只有一个，而且最后一封邮件包含的信息往往最多（或者最接近问题的最后解决方案）。所以处理了这封邮件，就意味着一并处理了前面的邮件，而且如果没能了解整个讨论过程，你肯定不愿意提前回应某些问题。

一次一事

也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处理措施时，你的注意力又不由自主地转到下面另一桩事情上，大脑也随之开了小差。也许第二个工作对你的吸引力更大，因为你对如何处理它胸有成竹，而你对于手头上的这件事一点也不感兴趣。这种倾向非常危险：由于你把精力转移到下面一件更简单、更重要、更有趣的事情上，所以很可能会把手头的工作扔到一边，让它再次积压在你的办公桌上。

大多数人还希望能立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽快搞定它们。尽管我非常理解大家的迫切愿望，但是，我还是坚持提醒你：强迫自己只处理最上面的一项，其他的内容尽量看都不看。每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。注意力是确保解决问题的必要条件。这么做的另一个好处是，即使你的处理过程被打断了，也不会出现一团乱麻的情况（那很容易使你再次陷入失控状态）。

例外：多任务处理

对于“一次一事”这项原则，存在着极少数的例外。有那么一类人，他们在对某件事情做决定之前，需要暂时将注意力转移开1分钟。当我遇到这类人的时候，我让他们每次从工作篮中拿出两三样东西，同时处理。对于他们来说，这会让处理过程变得更加简单和迅速，也使他们更容易确定下一步行动。

但是，请记住，多任务处理是个例外——只有在你掌握了“立刻处理所有问题”的能力，并且不会逃避“那些需要2分钟以上的时间才能做出的决定”（见下文）时，它才有可能奏效。不然的话，你还是老老实实地“一次一事”吧！

永远不再放回工作篮

把东西拿出工作篮，这是一条“单行线”。有点类似于那句谚语“事情只做一次”，尽管这实际上并不是什么好主意。如果你严格按照这句话来做，也就不会存在什么行动清单了，因为当你发现一件事情的时候，你就会在第一时间把它处理好。实际上，如果你每次一意识到某件事情就立即去着手完成，那你的效率会非常低，而且这也是不可能的。其实，这句话的含义是告诉你不要养成坏习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，却不判定它的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们丢在一旁。更准确的说法是：“当你将一件事务从工作篮中取出时，就应立刻判定它的实质以及处理方法，且永远不要把它再次放回工作篮。”认知科学家现在已经证明了“认知疲劳”的真实性，即你做出的每个或大或小的决定都会在一定程度上消耗你的脑力。决定对某个电子邮件或任何其他事物“不做决定”，这本身就是一个决定，这会耗费你的精力。

处理过程的关键问题：“下一步行动是什么？”

你已经知道了加工处理的要领，也准备开始“一次一事”地处理收集到的事情。你现在要做的就是针对每件事情确定下一步行动。这听起来很容易——也确实如此——但它要求你快速、果断地进行思考。很多时候，需要采取的行动不会那么显而易见，它需要你去发掘，去筛选。

比如，你开始处理第一项任务，是否需要与某人通电话？或者填写一份表格？还是上网搜索资料？去商店买些东西？同你的助手谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？等等。如果你能找到具体的下一步行动，那么做出决定和选择也就更容易了。但是，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又该怎么办呢？

如果不需要付诸行动，你又该怎么办呢？

一般来说，工作篮中总会有些内容不需要（或者不可能）采取行动。这些无法付诸行动的事情，一般可以分为三类（流程图右侧的三个分支）：

垃圾

如果你一直都是按照我的建议执行的，那么到了这里，你肯定早已丢掉了不少没用的东西。但是，随着你将大量资料快速收入“工作篮”，这其中难免会包含那些你并不需要的东西。所以，当你清空工作篮的时候，仍然会有许多东西是需要丢入垃圾桶的。

把生活中的各种事情汇集到一起处理的时候，你会对自己的情况有更清醒、更全面的认识，知道哪些事情是必须做的，哪些事情是不必做的。我培训过的一位基金组织负责人发现自己竟然保存了几千封根本就不想回复的电子邮件。他告诉我，是我的这套方法，让他对“应该将哪些事情作为未尽事宜保留起来”有了更加清醒的认识。

你肯定也经常面临这样的问题：对是否需要保存某一资料犹豫不决。对付这种情况，我有两个方法：

没错，这完全由你来决定。我认为两种方法都是可行的。你要做的就是相信自己的直觉，并且（如果要保留的话）考虑好实际的存放空间。大多数人对做这个决定都会感到焦虑不安，这主要是因为他们没有一个完整、条理清晰的系统。如果你可以分清哪些是一般性参考资料，哪些是项目支持资料，哪些是需要采取行动的，而且你的归档系统既简单又有效，那么你肯定可以想保存多少资料就保存多少。既然要归档的这些东西都是不需要采取行动的，那么剩下的就是存放空间和分类管理的问题了。你想要多大规模的参考材料阅览室和工具箱呢？

归档专家们可以在这方面提供更多、更详细的指导。也许，你的会计师也可以提供有关保留记录的时间表，明确告诉你各种类型的文件需要保存的时限。我的建议是，你只要做到能够分辨一件事情是否需要付诸行动就可以了。一旦确定某项事务永远不需要付诸行动，鉴于你的个人喜好以及存储和利用资料的能力，在是否保存某一资料这个问题上，你就有很大的选择空间。

在数字世界里，人们在做出保存或扔掉某资料的决定时面临着更多机遇和挑战。计算机和云存储空间似乎在持续倍增，由此带来的好消息是，我们将会有更大的空间来存储更多的信息。另一个好消息是，强大的搜索功能也随之不断增强。而坏消息是，尽管搜索功能很强大，但它会同时加剧随意归档现象，导致对诸多事项的规模和性质认识模糊。由于数字存储是在缺乏事先考虑的情况下近乎自动完成的，这就很可能导致持续存入新资料却不加利用的现象。你创建了一个包罗万象的浩瀚图书馆，但是你限制了它发挥作用的能力，而这种能力对你而言是非常重要的。就像我在前一章指出的那样，此时的关键是定期审查和清理过时的信息，并进行有意识的前期过滤，比如可以在处理自己归档的资料时问自己：“我这么保存有必要吗，有用吗？能否确保在必要时通过互联网或其他渠道获取？”

酝酿

你的工作篮中可能存在这样一些资料，当看到它们的时候，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有用。”这样的例子有：

在这些情况下，你应该怎么办呢？你面临着两种选择：

这个酝酿程序的目的在于：让你现在暂时摆脱这些事情的压力，并且让你相信自己的系统能够在指定的时间提醒你完成这些事情。关于这些步骤的细节，我将在下一章（组织整理）进一步介绍。现在，你要做的就是在这些事情上贴个“也许”的标签，或者写上“10月17日提醒”，然后将它们一并归入“待定”类别，等待稍后进行分类处理。

参考资料

你会从工作篮中挖掘出许多有待处理的事情，它们并不要求你采取任何行动，但又对某些项目和主题具有潜在的价值，今后还可以提供一些极为有用的信息。较为理想的情况是，你已经建立起了一个文件归档系统（就像我在第4章所描述的那样），来保存你的参考资料和辅助信息。这样，当你浏览工作篮和电子邮箱时，一旦碰到这种你希望保存的资料（及其附件和网络链接），你就可以立即将它放入你的归档系统了。

你很可能会发现大量的、各种各样需要归档的资料，它们只是堆在桌面上或者塞在抽屉里。这很可能是由于你的归档系统太过正式（也可能根本就没有归档系统）造成的。在这里，我要再次提醒你：“少于60秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档”，是让一个归档系统能够全速运转的重要因素。在忙碌的工作和生活中，如果你的归档系统不是那么简单、快捷、有趣，那你肯定很快就不会再用它，而是继续把资料堆积在一起。这只会使你的生活变得更糟、更难以驾驭。

每当你碰到希望保留的资料时，打印一个标签贴在文件夹上，然后放入你分类归档的抽屉中；或者贴上一个便利贴，交给你的助手代你进行归档，或者进行适当的标注和分类。在我最初从事培训时，我允许我的客户建立一个“待归档”文件夹来存放那些需要归档的资料，而现在我已杜绝了这种做法。我发现，如果你不能把一件事情立即放入归档系统，那么你很可能不会再将这件事情归档了。这类事情如果你现在不做，日后也肯定不会去做的。

你想保存为参考材料的新内容，其形成多种多样。如果它只是一封电子邮件，你想保存以备日后检索，我建议将其存入电子邮件应用程序中的存储文件夹——通常位于用户窗口边沿的导航栏。许多人都把这些无法执行的电子邮件留在他们的工作篮中，让那里成了一个混乱的文件柜，导致系统严重堵塞。你可以立即创建一个新的参考文件夹，以新的标题、主题、用户或项目命名，然后立即把电子邮件拖入其中。

对于你想保存的电子邮件文件、附件、文本和图片，你必须开发出属于自己的归档程序。现在，云空间里有非常有效的文件存储应用程序，各种设备也都有可以用来记录和协调项目。这种可行性技术的影响力、多样性和快速演变，使得有关任何一种万能型最佳做法的建议都丧失了意义。因此，我们每个人都必须实验、定制、修正我们的数字图书馆，以便其发挥最佳效果。保持有效性的关键，就是定期回顾我们的数据及其组织形式，保持其即时性和适用性。

再次强调，关键驱动因素应该是：我是否仍在关注我的参考内容或者参考系统？如果你仍在关注，就创建一个项目，并明确“下一步行动”来解决它，把这个重要领域置于你的“巡航控制”之下。

如果需要采取行动……那么具体行动是什么？

这可能是搞定体系中最基础的一步。如果“工作篮”中的哪样东西需要你付诸行动，你就需要明确下一步具体行动是什么。在这里重申，所谓的“下一步行动”，是能够推进事务完成的、具体的、可实施的行动。

确定“下一步行动”的过程，说难也难，说容易也容易。

确定“下一步行动”其实是非常容易的，但它经常让一些初学者感到为难。即使对于一个非常简单的任务，当你试图找到“下一步行动”的时候，常常会发现你还需要进一步观察形势、考虑详细的行动步骤。不完成这些你就没法决定“下一步行动”。

下面是一些大家经常遇到的、需要我们处理的事情，也许它们就在你的工作篮中：

尽管这些事情看起来都是独立、清晰的任务（或者目标），但是当你要确定它的“下一步行动”时，还是要耗费一些心力的。

·清扫车库

·为冰箱的事给约翰打一个电话

·报税

·等待从Acme信用基金取回文件

·打算参加的会议

·给桑德拉发电子邮件，询问有关会议宣传资料袋的事

依此类推！这些行动——“给约翰打电话”、“等待文件”、“给桑德拉发电子邮件”——就是所谓的“下一步行动”，就是你在处理工作篮中的可执行任务时需要确定的行动。

下一步行动必须是可执行的具体行动

记住，下一步行动必须是可执行的具体行动。许多人在决定“开会”时，就以为自己找到了“下一步行动”。然而，那并不是真正的“下一步行动”，因为它缺乏对具体措施的明确描述。你要如何召集参会人员？嗯，也许你只需要打一个电话或者发一封电子邮件，但是要打给（发给）谁？马上决定吧！如果你现在不做决定，将来迟早还是要做决定的。而且，一旦你决定了下一步行动，也就结束了对这个问题的思考。如果你现在不立即决定下一步行动，那么每次你想到这个问题的时候，都会感到一定的心理压力（好像有什么事还没确定？）。这可能会最终导致你对这个问题视而不见，并进一步导致拖延。

当你拿起电话或者坐在电脑前，你应该已经结束了所有的思考过程，并有了几份对应不同情境的工作清单。这样一来，你就可以全身心地运用手中的工具，在你所处的场所，更加轻松地完成工作。

如果你对自己说：“噢，我的下一步行动就是‘决定这件事应该如何处理’”，那又该怎么办？要知道“决定”并不是一个真正的“行动”，因为真正的“行动”需要耗费时间去执行，而“决定”并非如此。总会有一些具体的行动能让你的决策变得更加容易。99%的情况下，在你做出决定之前，你要做的就是获取更多的信息。这些信息可以从外部获取（“给苏珊打一个电话，看看她对这个提议的看法”），或者通过自己的思考获得（“模拟一些重组的想法”）。不管怎么说，你总能找到一个具体的“下一步行动”，来推动事态的发展。

一旦你确定了下一步行动

一旦你确定了下一步行动，这时，你就面临着三种选择：

立刻执行

如果某个“下一步行动”的用时不会超过两分钟，那么不要犹豫，立刻动手完成它。如果有一封电子邮件只需要你花30秒钟看一下（再向发送者回复“同意”或者“不同意”即可），那么就立刻完成它。如果某个你可能会感兴趣的目录，需要你花上一两分钟看一下（然后再根据需要处理这个目录，无用的丢入垃圾桶，有用的放入归档系统），那就立刻阅读吧。如果某个“下一步行动”是给某人的语音信箱留言，那就立刻拿起电话吧。

即使你面对的并不是什么重要任务，如果你能在两分钟之内完成，那你就应该立即将其完成。这个“两分钟原则”的原理是：对于任何任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说，这是一条提高效率的捷径。如果一件事情根本不值得你去完成，那么就把它丢入垃圾桶；但只要这件事情是你早晚要做的，那就需要考虑到“效率”这个因素。

许多人发现，遵守“两分钟原则”并养成习惯之后，他们的工作效率有了大幅度的提高。一位软件公司副总经理告诉我，这个原则让他每天多出了1小时的自由时间！他每天要在工作时间处理300封电子邮件，还要完成大量的企业日常事务。这些电子邮件几乎都是他的下属发来的，大部分是向他汇报工作，需要他对某些事情做出批示。但是因为这些邮件并不是他每天工作的重点，所以他任由它们堆积在收件箱中，等待“稍后处理”。当堆积下来的邮件达到几千封之多的时候，他就不得不花费整个周末的时间来处理完这些邮件，这样才能赶上工作的进度。如果他是个二十六七岁的小伙子，这也许不是什么问题，但是他已经三十好几了，并且有了自己的孩子，周末加班几乎是不可能的了。在我辅导他的时候，我和他一起处理了收件箱中的800多封邮件，结果发现其中大部分是可以直接删除的，个别邮件需要作为参考资料归档，剩下的大部分可以在两分钟之内简短回复一下。一年之后我和他取得了联系，两分钟原则对他依旧管用！他邮箱中堆积的邮件再也没有塞满整个屏幕。他说，这个简单的“两分钟原则”大大缩短了他的任务响应时间，让他的工作方式和态度大大改观。他的同事都说他是由“特富龙”那样的高性能材料制成的。

上面这个例子似乎有点夸张，但它的确向我们揭示了这些简单的处理原则是多么的重要，特别是当你接受的任务越来越多、速度也越来越快的时候。

事实上，两分钟只是一个指导原则。如果你在处理时拥有较充裕的时间，那你就完全可以把这个时间限制延长到5分钟或者10分钟。如果你打算只用一个下午的时间去迅速清空“工作篮”中收集的资料，那你也可以把时段缩减至1分钟，甚至30秒，这样就能加快每件事务的处理速度。

随着你逐渐熟悉处理过程，给自己计时不失为一个好主意。大多数人其实都不清楚两分钟到底有多长，而且他们通常对完成手头工作需要花费的时间估计不足。比如，你的行动是要给某人留个口信，如果你的电话是他本人接听而没被转入语音信箱，那这通电话花费的时间很可能会超过两分钟。

对于这些两分钟内就能完成的任务，你就无需花费精力去跟踪它们了。就算你在完成了一个行动之后，没有达成任务目标，你也会更清楚接下来的“下一步行动”，而且，对于这个“下一步行动”，你还需要继续采用相同的标准来判断其执行方式。比如说你想要更换打印机墨盒，换墨盒肯定用不了两分钟，所以你决定立即执行，但是你发现所有墨盒都用光了，这时你的下一步行动就变成“上网订购墨盒”，对于这个任务，你可以继续决定是“立即执行”、“委派他人”还是“延迟执行”。

尝试一下在整个处理过程中坚持两分钟原则吧。许多人惊奇地发现，居然有如此之多的事情可以在两分钟内解决掉，而且，这其中还包括他们手头上一些最重要的工作。他们也很乐意用这种方法来处理那些比较小的未尽事宜，这些事情一直在困扰着他们。

对许多人来说，“两分钟原则”已经成为控制无数电子邮件的救星。在电子邮件数量较多的情况下，你很可能需要在2分钟之内回复和处理至少30%的可执行电子邮件（假设你的输入技巧足够好）。如果你正在处理电子邮件，遵循这个建议能显著提高自身的响应速度和工作效率。当我帮助某人清理电子邮箱中堆积的邮件时，总会在多条战线上同时采取数十项快速行动，将有效的储备信息分离出来。

尽管如此，你不应该沦为每天都要执行两分钟行动的奴隶。这个原则应该主要用于对新内容进行处理。例如，处理你的工作篮时，与你的同事或家人互动时，或者在走廊简单应付某些寒暄时。不过，如果你没有在问题出现时加以处理，而是留待处理，你将不得不花费时间和精力去收集、整理和跟踪这些事务，以免它干扰你的思维。

委派他人

如果下一步行动花费的时间会超过两分钟，你可以问问自己：“我是不是最适合处理这件事情的人呢？”如果答案是否定的，就把它转给适当的人选好了。当然，要采用一种“恰当的方式”。

委派工作并非总是上级对下级的。你可以决定“这件事必须交给客户服务部进行处理”，或者“这个必须让我的领导过目”，或者“我需要征求一下合伙人的意见”。

所谓“恰当的方式”可能是下面的某一种：

尽管以上这些方式都可以奏效，但我还是建议大家按照列出的顺序，自上而下地选择（有一些例外情形）。电子邮件通常是最便于纳入个人管理系统的方式；它还会留下电子记录；对于接收任务的人来说，处理起来也比较方便。字条是第二位的，因为它也可以立即纳入管理系统，接收者也会将这个字条作为一个提示信息来提醒自己完成任务。如果你打算让别人帮你传递某些信息，写个字条就是最好的选择；像电子邮件一样，接收者可以很方便地把字条上面的任务纳入自己的工作安排中。语音留言和短信非常方便，许多职业人士都喜欢这种方式，但它的缺陷是，无论对发送者还是接收者来说，查询起来都比较麻烦，而且语音信息在传递过程中可能会有一定程度的失真，而短信的含糊表达也是臭名远扬。接下来就是把需要沟通的内容列入日程表或者放进文件夹中，以备召开例行会议时再与某人当面磋商。对于过于敏感或者过于复杂的信息，这种方式是必需的。但是这种信息沟通方式必须等到下次会面的时候才能进行，它的时效性不好。最后一种方式就是放下你手头的工作（同时也意味着你要打断对方的工作），立即与对方谈论这个问题。这种方式的时效性不容置疑，但是这会影响互动双方的正常工作，并且不能留下任何书面记录。

跟踪委派他人处理的工作 如果你已经把某项工作转交给他人处理，同时，你又非常关心其进展，这时你就需要进行跟踪。在下一章中，你将看到，这类任务有一个特别的分类，即“等待”。

在你完整地建立了自己的任务管理系统之后，你会发现这类委派给他人的任务，形成了一个“等待”清单，这个清单可能是在记事本上，或者一个文件夹里，或者你的PDA中。现在，如果你还没有一个完善的系统，那就写张字条“等待：鲍勃的回复”，然后把它放在“悬而未决”篮中，或者某个单独的工作篮中。

如果球已经落到别人的脚下了，该怎么办呢？ 在前面举的那个报税的例子中，你还需要等待一些文件，然后才可以开始报税工作，这意味着，你的下一步行动目前正是别人职责范围内的工作。在这种情况下，你也需要跟踪事情的进展。因此，在那张写着“报税”的A4纸上写下“等待从Acme信用基金取回报税文件”，然后放入“悬而未决”篮中。

注意：在每份委派给他人处理的任务上标明具体的日期，这一点非常重要。在你的所有资料当中，这类委派任务是最需要标注日期的。尽管你自己也不希望必须查找这个信息（“但是我早在3月12日就给你打电话预约了啊！”），但是养成这个习惯肯定会让你受益终身。

推迟执行 你确定的下一步行动，大部分还要由你亲自实施，而且耗时往往超过2分钟。比如，你需要给客户打一个电话；你需要花点时间来构思并起草一封电子邮件，然后发给你的团队成员；你需要在体育用品店为你的兄弟买一件礼物；你需要从网上下载一个软件进行试用；你需要和你的生活伴侣商量你想让女儿就读的学校。以上统统属于这个范畴。

你必须以某种方式记录下这些行动，并将其纳入适当类别，以备需要时查阅。现在，在你处理过的资料上贴张写有具体行动的便利贴，然后放入“悬而未决”篮中，等待进一步的处理。

剩下的“悬而未决”的事宜

如果遵循本章中的方法，你会扔掉一大堆垃圾，归档一大摞资料，执行大量的“两分钟行动”，并把相当数量的事务转交他人处理。到最后，你手头留下的就是一堆需要你进一步执行的行动——需要尽快执行、要在以后执行或者需要在指定日期执行，以及那些委派给别人需要你跟踪的任务。“悬而未决”中的事务是由“委派他人”和“推迟执行”的行动组成的。这些任务还需要进一步组织分类，以更好地纳入你的个人管理系统，下一章将详细讲解这个过程。

明确你手中的项目

当你处理完“工作篮”中的所有材料时，你还需要进行最后一步工作，就是开阔视野，将你的注意力从每一个独立行动的具体细节提升到更宏观的方面，即你的项目。

在此，我要重申“项目”的定义，它是指你所承诺的、需要完成多步行动才能达到的目标。如果你回顾一下自己以前列出的行动清单——“给弗兰克打电话，谈一谈汽车报警器的事情”；“给伯纳发一封电子邮件，交流一下会议资料的准备工作”——毫无疑问，你会发现其中许多事情，并不是可以一次性完成的。在你给弗兰克打电话讨论“汽车报警器”之后，你还要处理“报警器”的其他事情；你给伯纳发出电子邮件之后，还需要考虑会议其他方面的问题。

我希望你能像我一样，认识到定义项目的意义：如果你决定执行的“下一步行动”无法达成你的预期目标，你就需要以某种方式来提醒自己，直到你最终实现它。所以，你需要列出一个项目清单，它可以包含各种目标，从“举行一个生日聚会”，到“缩减一条生产线的流程”，再到“确定赔偿计划”。列出项目清单的目的并不是要划分不同任务的优先次序，它只是为了确保你不会忘记这些任务。

无论你是在刚刚开始处理工作的阶段就动手拟定了“项目”清单，还是当你已经确定了行动清单之后才着手起草，这都没有关系。其实，你只需找个时间完成这个清单，并妥善保存它就可以了。因为这个项目清单是你进行工作回顾的重要内容，它能让你明白自己身在何处，要去向何方，并让你保持一种掌控每周生活的感觉。

现在，各方面的准备工作已经就绪，可以开始进行组织整理了。